Panduan Agen

1.  Tradisional / Freelance (BT = broker tradisional).  
 Agent tradisional adalah agent lepas yang menjalankan sistem agent property yang tidak memiliki permainan atau aturan yang jelas (basic rules) serta ilmu dan manajemen agent property yang sangat terbatas. 

Agent inilah yang sedang bertumbuh di negara kita seiring dengan bertumbuhnya bangunan property baru. 

2. Modern/ Bersetifikat

Sistem agent property modern adalah sistem agent property yang berbentuk badan usaha (entity) yang dikenal sebagai agent property dengan metode yang di adopsi atau diterapkan oleh sistem agent property model dari luar negeri dengan menggunakan metode managemen yang tepat, terarah, dan terkendali, serta pelayanan servis terbaik yang diberikan kepada customer/client berupa penjual atau pembeli yang bekerja sama dengan agent atau marketing agent property tersebut.

Sistem agent property modern terbagi 2 (dua), yaitu :

1. Internasional Agent property yang didirikan, dimiliki, dan di kelola oleh pihak perusahaan asing yang berada di Indonesia atau agent property local yang mengadopsi penuh sistem manajemen (franchise) yang di pakai oleh pihak perusahaan asing sebagai pemilik sistem waralaba (franchiser).

2Lokal Agent property yang mempunyai badan hukum dan tempat tinggal yang tetap serta memiliki izin usaha agent property dan tidak mengadopsi sistem waralaba dari perusahaan asing.

Di dalam sebuah agent property yang professional biasanya terdapat unsur-unsur pelaksana yang menjalankan bisnis agent property sebagai berikut : 

1. Principal/Member Agent (MB) Pemimpin teratas dalam bisnis agent property dan biasanya merangkap sebagai pemilik.

2. Marketing Manager (MM)/ Property Manager (PM) Seseorang yang seseorang yang di tunjuk oleh principal atau member agent untuk mengawasi kerja marketing/agent dari segi target hingga closing.

3. Marketing executive (ME)/ marketing associate (MA)/ property consultan (PC) Marketing atau agent yang menjalankan bisnis agent property dan menjadi tulang punggung bagi sukses atau tidaknya suatu agent property.

Cara menjadi Agent Property di sini adalah dengan bergabung pada sebuah Kantor Agent Property. Alasan mengapa agent property menjadi pilihan pekerjaan :

  • Penghasilan tidak terbatas
  • Relatif tidak memakai modal
  • Tidak Terikat Waktu

KEGIATAN-KEGIATAN AGENT PROPERTY

Di dalam sistem kerja agent property terdapat unsur-unsur kegiatan-kegiatan pokok yang biasa di jalankan oleh agent property, yaitu 

  • Penghasilan yang Adil dan Tinggi
  • Banyak Relasi

LISTING  

Listing adalah perjanjian surat kuasa jual atau surat perintah untuk menjualkan property dari pemilik property owner/vendor kepada agent/marketing secara personal maupun di dalam suatu agent property.

Macam-macam Listing

Ada beberapa macam listing yang tergantung dengan kesepakatan dari pihak vendor dan agent yang melakukan kerjasama, yaitu sebagai berikut :

Ekslusif

Ekslusif adalah satu bentuk listing yang sifatnya terkait kepada salah satu agent yang ditunjuk oleh vendor, dan vendor tidak boleh memberikan wewenang/mandat penjualan kepada agent atau agent property lainnya atau bahkan anggota keluarga atau vendor itu sendiri dalam jangka waktu yang di sepakati.

Sole Agent

Sole agentt adalah salah satu bentuk listing yang sifatnya terikat kepada salah satu agent yang ditunjuk seperti halnya exklusif tetapi vendor juga boleh menjual property tersebut.

Open Listing.

Open listing adalah salah satu listing yang sangat flexible, yaitu semua agent secara personal maupun agent property dapat memasarkan penjualan property tersebut dan tak terikat perjanjian dengan pihak vendor.

Net Listing

Net listing adalah salah satu bentuk listing dimana vendor mematok harga minimal harga jual property miliknya, di luar biaya yang harus dikeluarkan oleh vendor seperti komisi, pajak penjualan, dan biaya notaries.

Promis

Promis bukan merupakan listing tetapi hanya janji yang diberikan oleh vendor tanpa bukti.

Mengapa Listing Sangat Penting.

Listing merupakan aktivitas yang sangat di prioritaskan yaitu sebagai berikut :

1. Listing hanyalah satu-satunya aktivitas yang dapat dikontrol oleh agent, principal/MB dan MM. 

2. Di ibaratkan seperti pohon uang, semakin banyak listing yang dimiliki agent, akan semakin banyak buah yangakan di petik di kemudian hari.

3. Aktivitas nyata yang dapat di lakukan (dapat memegang komitmen penjual dan dapat dukungan penuh dari vendor.

  1. Lebih banyak mendapatkan calon pembeli apabila banyak listing karena semakin di kenal dan banyak aktivitasnya.
  1.   Lebih banyak mendapatkanpatner dan informasi dari agent lainnya karena posisi agent listing lebih kuat ketimbang posisi agent selling jika ingin mengadakan co-broking.

 

SUMBER-SUMBER LISTING

Beberapa sumber listing yang dapat di lacak dan di dapat oleh calon pembeli, penyewa, agent, dan agent property biasanya di dapat dari :

    • Surat kabar/Koran
    • Majalah umum/tabloid.
    • Majalah khusus property / Majalah lingkungan.
    • Iklan/advertising
    • Yellow page
    • Fisbo/papan penjual oleh pemilik
    • Persahabatan/relationship
    • Call in and walk in
      Fax in/out
    • Internet/email
      Sms atau mms dari handphone
    • Referensi buyer
      Keluarga
    • Klub spot andsocial activity
    • Aktivitas jamaah ibadah
      Pameran/bazaar/event
      Self personal promotion
      Conjunction/institution/bank
    • Open house
    • Lelang
    • Brosur-brosur
    • Sponsorship

BERSAING MENDAPATKAN LISTING

Bersaing sehat dengan agent terbaik adalah salah satu aktivitas utama yang harus dilakukan oleh seorang agent untuk mendapatkan listing di lapangan. Dalam melisting sebuah property sebaiknya agent melakukan hal-hal sebagai berikut :

  • Membuat hubungan yang lebih baik dengan pesaing.
  • Mencari ilmu dan strategi yang dipakai oleh pesaing.
  • Mengajak co-broking dan co-listing dengan pesaing.
  • Hindari perselisihan dengan pesaing yang akan menghilagkan kesempatan intuk lebih banyak closing.

Penilaian Bobot Listing

Penilaian bobot listing sangat diperlukan dikantor agent property. Hal ini dimaksudkan untuk dapat memotivasi para agent dalam bekerja untuk memenuhi target dan efisiensi pekerjaan di lapangan.

  • Auction = 5
  • Eksklusif trade area = 4
  • Ekslusif non trade area = 3
  • Open trade area = 2
  • Open non trade area = 1
  • Reveral = ½
  • VPA = ½

SELLING

Aktivitas selling adalah kebalikan dari listing, di mana aktivitas selling adalah mencari calon pembeli (buyer) dari sebuah listing yang ada, baik dari si agent sendiri ataupun listing dari agent lain.

COOPERATION

Cooperation adalah aktivitas agent property yang utama dalam bentuk kerjasama untuk perjanjian pengikatan jual beli (PPJB) yang telah mengatur tata cara pembayaran dan kons (fee/ komisi) yang di dapat di bagi rata. Aktivitas cooperation atau kerjasama terdiri dari co-listing, co-selling maupun co-broking yang sering terjadi di lapangan.

CLOSING

Closing adalah salah satu bentuk aktivitas terakhir yang harus di capai oleh agent dari suatu agent atau agent agent property tradisional /agent lepas yaitu terjadinya deal atau kesepakatan harga barupa persetujuan harga jual dan harga penawaran yang telah di sepakati oleh pihak penjual (vendor) dan pihak pembeli (buyer).

AKTIVITAS PENUNJANG AGENT PROPERTY

PEMASANGAN PAPAN NAMA

Pemasangan papan nama (bill board), papan petunjuk (sign board), maupun spanduk (banner) adalah aktivitas pertama yang dilakukan setelah agent medapatkan listing dan persetujuan pemasangan dari vendor/penjual.

CANVASHING

Salah satu cara mencari listing sebanyak-banyaknya dengan mengkanvas atau menyapu bersih daerah trade area oleh agent untuk mendapatkan keterangan lengkap mengenai detail nama dan nomor telepon dari pemilik bangunan, luas tanah/bangunan, fasilitas, surat tanah dan dokumen-dokumen lainnya, serta apakah property tersebut ingin di jual atau tidak.

FARMING

Tujuannya adalah mencari calon pembeli atau selling yang ingin di jual atau disewakan, atau mengetahui animo masyarakat setempat terhadap property tersebut apakah di minati atau kurang diminati shingga marketing dapat mengambil langkah strategi pemasaran lainnya.

OPEN HOUSE

Salah satu kegiatan mencari buyer atau selling terhadap property yang akan di jual/di sewakan dengan menempati bangunan property tersebut selama 3-8 jam selama I hari s.d 1 minggu pada waktu yang di tentukan bersama oleh agent dengan vendor untuk menerangkan langsung kepada calon pembeli atau penyewa mengenai kondisi property tersebut di lapangan.

FLOOR TIME (PIKET)

Salah satu benruk aktivitas mencari listing dan selling pada saat bersamaan pada jam tertentu dengan siap sedia (stand by) duduk di ruang muka kantor suatu agent property yang telah di tentukan pembagian waktunya kepada agent di kantor agent property.

PROGRESS REPORT

Salah satu bentuk aktivitas agent atau tenaga marketing dalam bentuk laporan tertulis kepada pihak client (vendor) yang memberikan listing dari agent tersebut berupa progress activity selama I minggu atau 2 minggu yang telah berlalu atau berjalan.

OFFICIAL WEEKLY MEETING

Salah satu aktivitas yang diadakan oleh kantor agent property, yaitu mengadakan pertemuan mingguan yang di hadiri oleh principal/member agent, marketing manager, dan agent selama lebih kurang 2 sampai 3 jam pada pagi hari atau sore hari.

MARKETING AKTIVITY REPORT

Adalah laporan mingguan dari agent kepada marketing manager/principal/ member agent dari apa saja yang telah di lakukan selama I minggu sebelumnya.

SCORING BOARD

Ini adalah salah satu bentuk aktivitas yang ada di kantor agent property untuk memotivasi agent dalam mencapai target yang diiginkan.

VENDOR PAID ADVERTISMENT (VPA)

Adalah pemasangan iklan di media massa setempat, koran, atau internet yang di biayai oleh vendor dan di serahkan kepada agent pada saat listing.

TUGAS YANG HARUS DIKERJAKAN AGENT PROPERTY

1)      Manager Marketing :                     

  • Membuat rencana kerja marketing selama jangka waktu pelaksanaan proyek perumahan dalam tiga kategori; promo marketing, event pameran, presentasi langsung.
  •  Menyiapkan materi promo marketing, event pameran,  marketing tools presentasi dan memilih tema marketing tiga bulanan dan tema marketing tahunan berdasarkan kondisi lingkungan kota dimana proyek perumahan berada.3. Menjalin kerjasama dengan pihak lain (instansi pemerintah, korporasi swasta, Event Organizer, dll) dalam melaksanakan kegiatan promosi, pameran, dan presentasi marketing.
  • Meminta seluruh staff marketing membuat rencana kerja tiga bulanan, rencana kerja tahunan atau rencana kerja berdasarkan jangka waktu pelaksanaan proyek sesuai rencana kerja yang dibuat manajer marketing
  •  Melakukan rapat koordinasi dengan seluruh staff marketing dua kali dalam satu minggu, dilaksanakan setiap hari Sabtu dan Senin.
  •  Mengundang rapat koordinasi dengan divisi lain sebulan sekali.
  •  Membuat rencana anggaran biaya marketing pertiga bulan dan rencana anggaran tahunan.
  • Membuat laporan mingguan dan laporan bulanan yang berisi target, pencapaian dan evaluasi yang diserahkan ke direktur operasional.

2)      Staff Marketing :

  •  Membuat rencana kerja berdasarkan target penjualan yang telah ditetapkan manajer marketing.
  • Melakukan penyebaran brosur, leaf leat, spanduk, rontek, umbul-umbul, baliho, billboard, dan lain-lain ke kawasan seputar lokasi proyek perumahan.
  • Melakukan presentasi produk perumahan langsung ke konsumen perorangan maupun presentasi kolektif.
  • Memasang iklan perumahan di media cetak, radio, atau media lainnya yang tersedia berdasarkan kondisi kota dimana proyek perumahan berada.
  • Menyelenggarakan pameran perumahan sendiri ataupun bekerjasama dengan pihak lain seperti; Event Organizer, Bank, Pemda, perusahaan telekomunikasi, otomotif dan lainya.
  • Melayani dan memberikan informasi detail dan menyeluruh kepada konsumen yang datang ke kantor, ke lokasi proyek perumahan, atau bertemu di tempat lain tentang produk perumahan (luas bangunan, luas tanah, harga jual, biaya pajak, syarat-syarat KPR, spesifikasi teknis bangunan, dan lain-lain).
  • Membuat surat penawaran produk perumahan ke calon konsumen.
  • Melakukan follow up penawaran produk perumahan ke calon konsumen.
  • Mengantar calon konsumen ke lokasi proyek perumahan.
  • Melakukan negosiasi harga dengan konsumen atas persetujuan manajer marketing atau direktur operasional.
  • Membuat, meminta dan mengumpulkan berkas kerja dari divisi lain berkaitan dengan administrasi penjualan terdiri dari; kuitansi tanda terima pembayaran, SPSJB (Surat Perjanjian Sementara Jual Beli), Pendahuluan Jual Beli (PPJB), gambar kerja rumah, jikaterjadi transaksi penjualan dengan konsumen.
  • Mengumpulkan syarat-syarat Kredit Pemilikan Rumah (KPR) dari konsumen.
  • Meminta kuitansi tanda terima setiap terjadi pembayaran dari konsumen ke divisi keuangan untuk diserahkan ke konsumen.
  • Membuat order dokumen gambar kerja ke bagian perencanaan/arsitek untuk dilampirkan di Perjanjian Pendahuluan Jual Beli (PPJB).
  • Membuat order tertulis pembangunan rumah ke bagian konstruksi dan mencatat tanggal mulainya pembangunan untuk menghitung lama masa pengerjaan rumah sesuai dengan yang tercantum di Perjanjian pendahuluan Jual Beli (PPJB).
  • Membuat progress report realisasi program kerja, pencapaian target penjualan, evaluasi, dan usulan program kerja maupun usulan perubahan program kerja (jika deperlukan) berkala setiap minggu  untuk diserahkan kepada manajer marketing.

Komisi Untuk Agent Property

Menurut peraturan Menteri Perdagangan Republik Indonesia Nomor : 33/M-DAG/PER/ 8/2008 tentang Perusahaan Perantara Perdagangan Property menetapkan besaran komisi untuk agent property minimal 2 persen dari nilai transaksi.

Dalam proses deal transaksi jual beli sewa rumah, tanah, dan property lainnya agent property bersertifikat biasanya perusahaan menetapkan standar komisi yang pasti, yakni:

  • Komisi 3% untuk harga jual lebih kecil atau sama dengan 1M.
  • Komisi 2,5% untuk harga jual lebih besar dari 1M hingga 3M.
  • Komisi 2% untuk harga jual lebih besar dari 3M
  • Untuk komisi sewa dan kontrak: yakni 5%